GEAZ Gestione Azienda MANUALE 1.0 |
PRIMA NOTA
La prima nota permette la gestione della contabilità in partita doppia il sui
scopo è tenere traccia in modo dettagliato della contabilità gestionale relativa
a clienti, fornitori ecc.., e fornire sempre lo stato della situazione aziendale
con i vari report disponibili dal menù/stampa..
Per effettuare una nuova nota basta aprire la maschera di prima nota cliccando
sull'apposita icona oppure dal menu cliccando su contabilità/prima nota e a
questo punto selezionare "nuova".
Si apre quindi una maschera che permette di editare:numero di prima nota, data
registrazione , data documento a cui fà riferimento la prima nota, numero
documento, causale di prima nota, descrizione e successivamente i codici dei
conti movimentati e gli importi.
Per procedere in modo ottimale è necessario prima selezionare la causale
contabile che se regolarmente configurata farà in modo che in questa maschera
appariranno solo i campi che dovranno essere editati.
Per far ricalcolare il progressivo libero di prima nota basta cliccare su nuova
registrazione e automaticamente verrà aggiornata la maschera. Inserendo i dati
del documento ecc. il programma creerà una descrizione formulata in modo
standard che eventualmente può essere modificata prima di effettuare la
registrazione.
Prima di effettuare la registrazione è possibile controllare lo sbilancio che in
caso è diverso da 0 non permette la registrazione e rimane evidenziato di colore
rosso.
Soprattutto quando si movimentano i conti clienti/fornitori è utile utilizzare
l'opzione di ricerca inserendo le iniziali del cliente o del fornitore ricercato
nella cella in giallo; agendo sui tasti avanti e indietro è possibile scorrere i
conti coerenti con i parametri di ricerca.
Se è necessario impostare un movimento su un conto non presente nella causale o
se bisogna aggiungere più contropartite basta agire sul tasto quadrato con 3
punti per ricercare nell'interno di tutto il piano dei conti i conto desiderato;
una volta trovato con la maschera seleziona conto cliccare su seleziona per
importarlo nella maschera di editazione di prima nota. Per definire se il conto
ha un movimento dare o avere basta cliccare sul tasto D/A.
CAUSALI CONTABILI
L'impostazione e configurazione corretta delle causali contabili permette
l'editazione veloce ed ottimale delle prime note.
Molte causale sono predefinite ma per comodità si possono creare di nuove o
modificare quelle presenti a secondo delle proprie esigenze. Per aggiungere una
nuova causale basta cliccare su nuovo oppure su modifica per modificarne una già
presente. Per ogni rigo va definito il codice del conto o del mastro
quindi se deve essere usato in dare o avere e quindi una breve descrizione.
Se viene definito nel rigo il codice del conto ogni volta che si vorrà usare la
causale selezionata verrà proposto il conto predefinito mentre se viene definito
il codice del mastro si potrà scegliere durante l'editazione della prima nota i
vari conti presenti all'interno del mastro.
Ad ogni causale è associato un contatore che permette di tenere presente il
progressivo della causale.
Nel caso in cui vengono fatte delle registrazioni contabili e altre vengono
cancellate tale progressivo si potrebbe disallineare ed è quindi necessario
riallinearlo; per fare ciò basta cliccare sul bottone ricalcola progressivo.
GESTIONE VELOCE E AUTOMATIZZATA DELLE REGISTRAZIONI
Grazie alle causali preimpostate e a vari accorgimenti è possibile creare
registrazioni automatiche e veloci.
Per esempio per creare la prima nota relativa alla fattura di vendita (FV) basta
aprire la maschera fattura e una volta selezionata la fattura cliccare in fondo
sul pulsante registra; si creerà in automatico una nuova nota con tutti i dati
inseriti che basta semplicemente verificare e confermare registrandola.
GESTIONE ACQUISTI
La gestione acquisti è una maschera che permette la registrazione delle fatture
di acquisto in modo semplificato in quanto si delega al software la compilazione
della prima nota in modo fare tale operazione in modo più veloce e comodo. Per
aprire la maschera basta cliccare su contabilità/gestione acquisti.
La prima operazione da eseguire è la scelta del fornitore che è un'operazione
particolarmente agevole grazie alla ricerca automatica. Se il fornitore non è
presente bisogna inserirlo nell'anagrafica fornitori.
Scelto il fornitore e inseriti i dati contabili del documento di acquisto basta
cliccare su registra e il software genererà una maschera di editing della prima
nota in modo automatico che bisogna solo controllare e quindi una volata
verificare cliccare su registra. Se nella maschera della gestione degli acquisti
vengono inseriti anche i dati del pagamento il software genererà una scadenza di
pagamento che verrà memorizzata nello scadenziario.
GESTIONE FATTURE EMESSE
La gestione fatture emesse raggiungibile cliccando su contabilità/gestione
fatture emesse permette di registrare i pagamenti alle fatture emesse. La
maschera permette la visione di tutte le fatture emesse per ogni singola
attività. Cliccando su ognuna fattura è possibile vedere evidenziato il
dettaglio contabile ovvero il mastrino del cliente e il saldo. Per effettuare un
pagamento che può essere parziale o includere più fatture basta selezionale la
causale incasso o acconto cliente e quindi si aprirà compilata la maschera di
editing di prima nota. Una volta verificati i dati basta cliccare su registra.
SCADENZIARIO
Lo scadenziario permette di tenere sempre bene in vista le scadenze di pagamento
delle fatture di acquisto o eventualmente di altre scadenze inserite.
Le scadenze che sono in scadenza vengono ricordate attraverso la maschera
principale nella barra di stato.
Quando si è effettuare un pagamento e si vuole registrare basta avviare la
maschera dello scadenziario presente nel menù strumenti e una volta selezionata
la scadenza cliccare su registra pagamento.
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